会议会展干货分享



每个公司每年都会举行一些必要的会议会展活动,决定要举办活动时,之前一定会为将要参加的活动做各种各样的筹备。有不少是第一次打算的企业。那么,当您认认真真地策划策略、设计展台、预算资金的同时,您是否在一些小东西的准备上也考虑周全了呢?今天小编就分享几件小而不能少的东西给大家,希望这次的干货您可以满意哦~







1

举办场地

会场平面图:带尺寸,划分各个区域,直接找酒店方就可以搞定。

休息室:休息室分普通休息室和贵宾休息室,需要确认不同的人数和休息室容纳量,另外准备好茶歇、甜品和小吃等。

停车位:数量和位置。

冷餐:茶歇、甜品、水果等,需要考虑到用餐人数和级别。

晚宴:位置(离举办方越近越方便)、价格(按人数算还是按桌算,如果按桌算每桌保证多少人的菜量以及菜单的选择)。

引导牌:大小、摆放位置(通常酒店一层是无法放指引牌的,一层会有公共电子指引牌;会场所在楼层客梯门口建议摆放一个;VIP休息室以及主会场门口一般会有电子指引牌,但是也建议摆一个)。

住宿:房间的数量、房间配置,价格协议。

同时要与活动举办单位(会展方)实地去现场考量尺寸、安排各个区域(比如签到台、签名墙、媒体区、红地毯走向等细节)

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2

现场执行

硬件

电子屏:包括P3大屏幕,按平米计算,每平米320-370元不等,尺寸根据会议主办方要求而定;除了主显示屏还有其他比如控制台、视频师、LED切换器等。

灯光:LOGO灯、LED灯、追光灯、灯控台、灯光师等.

音响设备:包括音箱、调音台、音响师、各种话筒、是否需要话筒落地支架。

舞台搭建:含台阶,不同价格质量承重不一样,一般是喷印品牌或者公司LOGO。

摄影摄像:几个摄像师,分别是拍照还是摄像,摄像又分为跟拍和定点摄像。机位越多剪片子时候可选择就多,成片效果会好,摇臂肯定是有的。最后包括剪出来成片以及一个短的片花。

道具物料项目/品牌发布或启动时所需道具、签名墙、签到台背板、项目展示背板(行架写真布/门型展架/易拉宝)、地毯(最好的是在木地板上面铺的,建议不要选择那种一次性的)、邀请函(电子式/纸质,提前一周快递到重要嘉宾手里)、椅背签、胸卡、工作证、媒体区、媒体证、停车牌、主持手卡、接机牌、指引牌等。


软件

剪彩/开幕道具:项目/品牌发布或启动的创意以及所需道具。

方位视觉:主会场的视觉(主视觉通常以不显著动画形式,比如说台上嘉宾致辞,大屏幕会以动画的方式做背景,不是很剧烈的动画,不会是一张图那样单调)、主屏幕视觉。

音乐:上台、开场、颁奖、启动时的背景音乐等。

台本:精细的各环节保障。

礼仪:入口的迎宾,拐角处的引导,休息室的礼仪还有舞台旁边的礼仪等等,视会场情况而定。

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3

主持人、演员

主持人:手卡、串词、流程、接待问题。

演员:活动中间活跃气氛的一些节目。

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4

安保

安检:以确保活动顺利安全的进行,以防一些突发事故。

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5

伴手礼

礼品:切记先看到样品实物在决定,否则喷了LOGO或者工期来不及的话就无法变更了。

送货时间:建议活动当天或之前一天送到会场,要提前和酒店方沟通好。

喷印LOGO:可由活动承办方来设计LOGO。

发放:由礼仪发放还是签完到之后自取。

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6

嘉宾接待

机票预定:提前定好活动时间预定机票,以免某些嘉宾行程安排不当。

住宿:通常是与举办活动的酒店直接协议价入住,前台酒店直接出示身份证入住,特殊嘉宾的安排需要提前沟通好不要引起不必要麻烦。

接送机:如果接机安排很多集中在某一天,建议机场以及酒店各自安排一个人,一个人专门负责接机,一个专门负责酒店入住。

任务表:标注航班号、降落航站楼、起飞落地时间、被接机人姓名、接机人姓名、集合地点与时间、司机姓名电话车号、送达地点、接机牌信息等;提前将接机人或司机电话发给对方;接机人员餐饮;同时车上要备水和面包,统一由接机人采购。

交通路况:确定是否堵车是否交通管制。

演讲稿:重要嘉宾演讲稿制作。

人员名单:活动出席嘉宾的名单,座位安排,椅背签等。

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7

媒体宣传

线上媒体:多媒体平台包括微博、微信公众号、今日头条、各直播平台的官方直播、网红直播等;合同注明各类KPI指数标准,建议最好不要水军来刷,效果一般。

线下媒体:视频平台、卫视、网媒:专访、或者录音,提前联系沟通酒店方与媒体以及被采访人协调时间、场地。一般可以在项目展板或者签名墙区域或是单独在休息室进行。

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8

公司资料

活动开场介绍:宣传片、VCR祝福、演讲PPT、片花、宣传海报、音乐等,提前制作并排练。

ENDDING




好啦~今天的干货就差不多啦,大家吃饱了就动动你的手指扫一扫下方二维码,定期获取更多干货哟!





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文章分类: 会议
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